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文档节约打印秘招

发布时间:2021-01-21 04:24:02 阅读: 来源:电热圈厂家

金融海啸扑面而来,到处都是Cost Down的呼声。成本节约要从小事做起,文档打印无处不在,现在就让我们看看这无处不在的打印有哪些节约高招吧。

一、文字压压缩

无论是Word还是Excel,默认的字号都是五号字,实际打印时,可以再设置小一点,同样可以看得清楚。特别是Word还可以通过调整行距的方法来节省纸张。

在“段落”对话框中,将“行距”项选择“固定值”,在右侧的“设置值”下方就可以直接设定行距的大小了。具体的行距以及字号大小如何设置可参看下表。

二、先看后打,文档打印悠着点

打出的格式不理想,原本打算放在一页的内容变成两页了,不合要求扔掉重新打印,这是以往常有的事。只要在打印前做点小动作,这种情况是完全可以避免的。

无论是Word还是Excel,单击Office按钮,执行“打印→打印预览”命令都可以以“所见即所得”的方式查看实际打印的效果,如果对预览的效果不满意必须调整到满意状态后才能打印。打印预览除了能够很直观的看到最终打印的效果外,好好的利用打印预览,可以帮我们有效的节约成本。

1.成本节约,Word有绝活

在Word中,执行“打印→打印预览”命令进入打印预览界面。在“预览”功能组中,单击“减少一页”按钮,Word会自动尝试通过改变字号大小及字符间距,将整个文档减少一页(如图1)。

每次单击可减少一页,根据文档的内容,Word会自动调节,在不能再自动缩减时,Word会弹出提示。对于长文档来说,这种自动缩减还是挺方便的,最起码省去了自己调整格式的麻烦。

如果对Word自动缩减的效果不满意的话,还可以进一步手工调整,而所有的调整当中,效果最为明显的就是“页边距”了。在“页面设置”功能组中,单击“页边距”下拉箭头,在弹出的菜单中选择“窄”项,从而对页面进行进一步的压缩。

小提示:

1)调整页边距后,可再次尝试“减少一页”功能,绝大多数时候,重新调整边距后都还能再减掉一页。

2)除了使用“窄”边距外,还可以选择菜单底部的“自定义边距”命令,在打开的“页面设置”对话框中手动调整边距大小,直到自己满意为止。页面边距建议不要少于1厘米,以免打印时有打印不出的部分。

对于图文混排的文档来说,还有个办法可以进行大幅度的缩减,那就是执行“分栏”操作。单击“页面设置”功能区的显示功能对话框按钮,打开“页面设置”对话框,切换到“文档网络”标签,将“栏数”设为“2”(如图2,可根据实际情况设定栏数,一般推荐2栏为佳)。

[Page: ]2.成本节约,Excel有妙招

除了Word,Excel同样是我们经常使用的,Word有绝活,Excel又有什么妙招呢?

在Excel中同样执行“打印→打印预览”命令进行打印预览界面。首先勾选“预览”功能组中的“显示边距”选项(如图3),这时页面边距及纵向单元格边距都直接显示了,可以通过鼠标拖动来直接修改边距。

如果对于自己制作的表格成竹在胸的话,可以单击“打印”功能组中的“页面设置”按钮打开“页面设置”对话框,在“页面”标签中,在“缩放”下方选择“调整为XX页宽XX页高”项,并按照自己的要求设定最终打印的页数。

与Word有点不同的地方在于,Excel在“打印预览”界面中,对成本节约似乎并不能有太大的作为。不过Excel中还有一个更加强大的功能,可以满足成本节约的要求。

在表格编辑界面,在“视图”标签中,单击“工作簿视图”功能组中的“分布预览”按钮,在弹出的对话框中单击“确定”按钮。这时你会发现最终的打印效果从这里都可以看到了,每个页面的边距都用蓝色的线条标示出来了,通过拖动蓝色线条,可以直接控制每一页中打印的内容(如图4)。

三、Excel页面调整必会技巧

1.打印超级标题行

对于多页表格,遇到需要在多页同时打印的表头或者是复杂的页眉时,可以在“页面设置”对话框的“工作表”标签中,设置“顶端标题行”。

单击“页面布局”切换到“页面布局”标签,单击“页面设置”功能组中的“打印标题”按钮,在打开的“页面设置”对话框中,单击“顶端标题行”右侧的按钮,然后选择标题行区域,最后再次单击“顶端标题行”右侧的按钮回到“页面设置”对话框(如图5),单击“确定”按钮即可完成每页打印相同标题行的制作。

2.打多打少我作主

一个表格做好了,但是打印的时候并不需要打印全部,只需要打印其中的一部分,要怎么办呢?如果说使用“打印范围”是一个很好的选择,那么使用“打印内容”则会是最佳的选择。

使用鼠标拖动选中需要打印的区域,执行“打印→打印”命令,在打开的“打印内容”对话框中,在“打印内容”下方选择“选定区域”项,这样就只会打印选中的部分内容了。

小提示:

在“打印内容”下方选择“整个工作簿”项,可一次性打印当前工作簿中所有工作表的内容,对于需要全部打印的内容来说,省去多个工作表切换打印的麻烦。

从上面的内容可以看出,文档打印,成本方面的节约还是可以节约很多的。只是流通传阅的,而不作为正式文件归档的,可以在字号、行距的调整方面多下点功夫,具体参数可参看前面的表格。

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